公司秘書所扮演的角色

由于公司秘書的工作范圍廣、職責(zé)多，所以公司秘書在公司中經(jīng)常扮演各種角色，以下是公司秘書應(yīng)該扮演的一些角色。

1.行政人員

公司秘書的主要作用是當(dāng)一名行政人員。這也是能讓公司秘書對(duì)公司貢獻(xiàn)最大的角色。公司秘書作為管理人員，負(fù)責(zé)與會(huì)計(jì)和企業(yè)控制局有關(guān)的任何合規(guī)工作，并確保公司能夠在截止日期內(nèi)履行其法定職責(zé)，如按時(shí)報(bào)告年度報(bào)表。

年度股東大會(huì)和特別股東大會(huì)的議程和會(huì)議記錄由公司秘書準(zhǔn)備和維護(hù)。公司秘書還負(fù)責(zé)與公司股份管理相關(guān)的行政任務(wù)，如股份的發(fā)行和轉(zhuǎn)讓以及股份記錄的維護(hù)。

一般來(lái)說(shuō)，公司秘書是公司所有行政和合規(guī)相關(guān)職能的骨干。他們必須確保公司完全、及時(shí)地滿足監(jiān)管機(jī)構(gòu)(如會(huì)計(jì)和公司控制局)制定的所有法律要求。公司的董事只有在公司秘書妥善完成所有行政職責(zé)的情況下，才能集中精力處理業(yè)務(wù)。

2.公司顧問

因?yàn)楣久貢鴮?duì)法律和合規(guī)結(jié)構(gòu)以及內(nèi)部治理有著廣泛的了解，所以公司秘書經(jīng)常被要求提供建議。他們經(jīng)常與公司董事和股東溝通，為他們提供有關(guān)公司的關(guān)鍵信息，以制定戰(zhàn)略或補(bǔ)充決策過(guò)程。公司秘書還可以指出任何不符合合規(guī)要求的公司政策，并幫助董事做出任何必要的更改。公司秘書提供的建議和意見可以確保公司按照法律和合規(guī)框架正確開展業(yè)務(wù)。

3.公司信托

雖然可能只有少數(shù)人知道，但還是很重要的。公司秘書的角色是公司的信任。既然公司秘書起著信任的作用，就必須真誠(chéng)地以公司的最大利益為出發(fā)點(diǎn)，避免或披露任何可能的利益沖突。就像其他公司成員一樣，公司秘書必須按照《公司法》和《公司章程》工作。

公司秘書的要求

《公司法》第171條主要針對(duì)公司秘書，確立了公司秘書的聘用標(biāo)準(zhǔn)。需要注意的是第一條，規(guī)定公司秘書必須在新加坡長(zhǎng)期居住。這包括新加坡公民、永久居民和商業(yè)入境許可證持有者。

第1(A)節(jié)還規(guī)定，公司秘書必須具備“履行公司秘書職責(zé)所必需的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)”。

對(duì)于上市公司，會(huì)計(jì)和企業(yè)控制局將公司秘書定義為專業(yè)注冊(cè)記者或符合要求的合格人員。

對(duì)于私人公司，任何新加坡公民或長(zhǎng)期居住在新加坡的永久居民都有資格被任命為公司秘書。